働き方

タスク管理

タスク管理とは、自分に課された仕事(=タスク)を整理し、完了までのスケジュールを立てたり、忘れないようにリマインドしたりして、期日までに終えられるように管理すること。
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タスク管理の方法

当然のことであるが、仕事で成果を上げるには、まず仕事を終えなくては意味がない。しかし日々の仕事に追われるばかりでは、成果を上げられるどころか、仕事自体を終えられるかどうかも怪しくなってくる。ここでは、仕事をサクサク進めるための、基本的なタスク管理の方法を紹介する。

タスクの整理

タスクを全てリストアップする

まず、今あるタスクをすべてリストアップする。規模の大きなプロジェクト、口頭で頼まれたちょっとした雑務など、すべてだ。PCメールやメッセージアプリも確認し、見落としが無いよう気を付けよう。新たに課されたタスクは、その都度リストに追加していく。

タスクの重要度と納期を確認する

タスクのリストアップが終わったら、タスクごとに重要度と納期を確認する。ここで納期の分からないものがあれば、スケジュールを立てることができない。必ず確認しておこう。

優先順位をつける

重要度と納期に基づいて、タスクの優先順位をつけていく。納期が同じであれば、重要度が高いほど優先度も高く設定しよう。

時間配分をする

それぞれのタスクを処理するのにどれくらいの時間が必要か、ざっくりとした見積もりを出す。

スケジューリング

タスクの整理が終わったら、次に行うのはスケジューリングだ。会議や外出など、すでに決まっている予定を考慮しながら、一日にどのタスクをどれだけ進めるか決めていこう。時間の見積もりを誤ったり、イレギュラーな業務が舞い込んだりしたときのために、余裕をもったスケジュールにすることが大切だ。

リマインド

タスクの納期まで時間があくと、タスク自体をうっかり忘れがちだ。スケジュール帳に書く、リマインダーに入力するなど、忘れないように記録しておこう。

作業記録

スケジュールに沿ってタスク処理を進めながら、完了したタスク・完了しなかったタスクを記録する。スケジュールどおりに完了できなかったタスクは、残っている量と所要時間を把握し、以後のスケジュールを見直そう。予定通り完了したタスクも、処理にかかった時間を記録することで、今後のタスク管理に役立てることが可能だ。

まとめ

紙とペンさえあれば、基本的なタスク管理は可能だ。デジタルでタスク管理ができる便利なツールもたくさんあるので、自分に合ったものを探してみるのもいい。ただタスク管理自体に時間をかけすぎないよう気を付けよう。

正しくタスク管理ができるのとできないのとでは、仕事の効率に大きな違いが出てくる。是非試してみてほしい。

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