業務効率化を実践するためのたった5つの方法とは
業務効率化は難しいことではない
業務効率化を実現するために、色々な角度からアプローチすることが可能だ。ここでは、5つの方法を紹介する。
やるべきことを書き出す
仕事を始める前に、その日1日でやるべきことを書き出しておくといい。とくにこの作業は、出勤前の時間で行うのがおすすめだ。自然と頭を仕事モードに切り替えられるため、万全の状態で1日を始めることができるだろう。
基本的に、仕事を始める前には、きちんと筋道を立ててゴールを定めておくべきだ。しかも、この筋道は細かいほど自分の仕事を管理しやすいだろう。「何時から何時まで何を行う」というタイムスケジュールを決めておくことで、決まった時間の中で無駄なく動くことができるし、それを達成できなければ、そこが改善のポイントとして明確に浮かび上がってくるのだ。やるべきことを書き出すのは、多少の手間にはなるが、結果的には業務効率化につながる重要な作業と言える。
準備を怠らない
例えば会議を行う場合、事前準備なしの会議と、資料や段取りを用意した会議とでは、その質はまったく違ったものになる。いつもの定例会議だから、気の知れた同僚だから、と気を抜いて会議に挑んでいては、時間を掛けただけの成果を生み出すことはできないだろう。単なる、時間のムダというものだ。
会議は、必ずゴールを定めてから開始しよう。そして、必要ならあらかじめ資料を用意し、会議の進行についてもある程度の道筋は立てておくべきだ。大切なのは、仕切り役を決めておくこと。誰がどのように会議をコントロールするのかが決まっていなければ、うまく進行するはずがない。貴重な時間を浪費して、適当な話し合いを行うよりも、どうせ集合するなら実りのある時間にしなければいけない。
作業時間を把握する
自分が行う作業に、どれくらいの時間を費やしているのかを把握しているだろうか。気付けば定時で、その日1日何をして過ごしたのかがよく分からない、という状況に陥ったことがある人は、社会人として赤信号だ。なぜなら、作業に掛ける時間を把握していない場合、メリハリのない仕事をしてしまっている可能性が高いから。
まず、それぞれの仕事における作業時間が分からなければ、1日のスケジュールを立てることができない。これでは、タイムリミットを意識することなく、ダラダラと同じ仕事を続けてしまうだろう。そして何より、作業時間の短縮を目指すという意識を持つことができなくなる。今日はどれくらいの時間が掛かったから、明日はもう少し時間を短縮しよう、という目標を持って作業に取り組まなければ、成長の機会を失ってしまうことになるだろう。
勉強を怠らない
勉強をすれば、誰でも成長する。成長の幅やスピードに差こそあれど、必ずそれまでの自分よりも成長することができるのだ。
そして、無知な人が仕事を進めるのと、豊富な知識を持った人が仕事を進めるのとでは、各々の効率は圧倒的に違ってくるだろう。エクセルひとつとっても同じことが言える。どれだけエクセルを極めているかで、作業スピードは何倍、何十倍と違ってくることがある。現状に満足していないのであれば、自分の仕事に役立ちそうな知識は、積極的に吸収すべきだ。そして、新たな知識を吸収することはもちろん、仕事を効率化することにつながることになるのだ。
休憩をしっかり取る
多量の仕事をこなすには、誰にでもそれなりの時間が必要となる。ただし、朝早く出社し、さらに夜遅くまで残業し、どんどん自分の時間を削って仕事に打ち込めばそれで解決か、というとそうではない。身を削るのはいいが、それが過ぎてしまうと、結局は心身ともに良好な状態を保つことができなくなる恐れがある。つまり、瞬間的な無理はできても、それを長期にわたって続けることは難しいということだ。
全体的な効率を考えると、自分の身体に合わせて適度な休憩を取ることが必要だ。しかも、疲れ切ってしまってから休憩しても意味がない。ポイントは、疲れ切ってしまう前にこまめに休憩を取ること。自分にとって、より良いコンディションを保つことは、仕事をする上でとても重要なことだと言える。
まずはやってみることが必要
「業務を効率化したい」という思いを持っているだけでは、決して現状が好転することはない。そして、やってみる前から効果について思いを巡らせて、そこで足踏みをしても何もいいことはないだろう。つまり、何事もまずはやってみることが大切なのだ。そして、失敗しても成功しても、そこから柔軟に変化していかなければいけない。そうでなければ、絶えず変化を続ける様々な業界において、成長し続けることは困難と言える。
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