時代の流れによって変化していく勤怠管理の方法

勤怠管理とは

会社には、出社・退社・休憩・休暇など、いくつかの時間における決まりごとがある。勤怠管理とは、「社員がこれらの時間を適切に守れているか」ということを、会社が一括して管理することだ。

勤怠管理をする上で、会社が行なわなければならないのは、まず社内ルールを整備すること。その上で、そのルールをどのようにして社員に守らせるのかを考えることである。

勤怠管理をする意義

会社は勤怠管理を通して、社員が健全に労働しているかどうかを見極めなければならない。例えば「残業が多い」、「よく遅刻をしている」、「休暇を取っていない」等の規律から外れている社員がいれば、それは会社として見過ごすわけにはいかない。

勤怠管理の結果を見れば、会社は社員の働き方を知ることができる。定時を超えて無茶な働き方をしている社員がいれば、それを中止させ労働環境を改善していかなければならないし、時間を守れない社員がいれば注意喚起をしなければならないのだ。

タイムカード管理の問題点

ここが問題ですねえ
これまで多くの企業で、勤怠管理にはタイムカードが導入されてきた。出社や退社と同時に機械にカードを通すことで、時間を打刻することができる。しかし、実はタイムカードを利用した勤怠管理には、見過ごすことのできない大きな穴がある。

まず、管理部門の社員にとって、タイムカードの集計は大きな手間である。総務や経理部門に所属する社員は、月末にタイムカードの集計という膨大な業務がやってくることとなる。

もうひとつ、タイムカードは本来、会社が社員の勤務状況を把握するためのツールであるにも関わらず、改ざんができてしまうということだ。例えば会社で、口裏を合わせてくれそうな同僚に「遅刻するからタイムカードを打刻しておいて」と頼んだとする。そうすると頼まれた同僚は、遅刻をする同僚の分のカードを取り、機械に通せばいいだけなのだ。とくに上司が出先にいたり会議に入っていたりすれば、このようなことが容易にできてしまう。

勤怠管理システムの進化

タイムカードには、上記のようにいくつかの問題点が見受けられる。あらゆる部分に無駄が生じてしまう重要な問題点だ。これを解決すべく、現在は新たな形での勤怠管理システムが登場している。以下では、勤怠管理を行うための最新システムを紹介しよう。

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【指紋】

機械に指をかざして、指紋を読み取らせる。同じ指紋はひとつとして存在しないため、誰かが代わりに記録を改ざんすることはできないようになっている。


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【静脈】

人の静脈にはパターンが存在する。静脈パターンとは、簡単に言えば静脈の模様のこと。指紋と同じく人によって異なり、正確に個人を見分けることができる。また静脈認証の場合、機械に手を触れることなく認証を行うことができるため、機械に触れるときの心理的な抵抗を軽減することができる。


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【指紋+静脈】

指紋認証、静脈認証の上を行く、両方の機能が登載された勤怠管理システム。指紋認証と静脈認証それぞれにおいて、指の感想や手先の冷えなどが起こっている場合に、認証が困難となることもある。それらを解決するのがこのシステムだ。


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【携帯電話】

スマートフォンからインターネットに接続し、打刻を行う。携帯電話にはGPSが登載されているため、どこから打刻したのかが一目瞭然となる。不正打刻の可能性は大幅に減るだろう。


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【PC】

パソコンの打刻画面に、パスワードを入力し打刻する。1人1台のパソコンを持っていれば利用することができ、タイムカードなどの機器を置くスペースが不要となる。打刻の手間もかからない。

(※参考:株式会社ヒューマンテクノロジーズ・キングオブタイム)
以上が、最新の勤怠管理システムの紹介だ。これらの機器が、会社の勤怠管理に与える影響は大きい。なぜなら、管理部門がこれまで手作業で行っていた業務を、機械が自動で行うようになるからだ。

勤怠管理自動化の具体例とは

では、勤怠管理の自動化とは、具体的にはどのようなものなのだろうか。

【データの入力作業の自動化】

まず管理部門は、データの入力作業をする必要がなくなる。これまでは、タイムカードに打刻されていたデータを手作業でパソコンに移行していたが、この作業時間をごっそり削ることができるのだ。

【集計作業の自動化】

集計業務の自動化も可能となる。会社では、全員が同じ就業形態で働いているわけではない。正社員・パート・短期就業など様々な形態がある。管理部門はそれを正確に把握し、それぞれに沿った給与計算をする必要があるのだ。

最新の勤怠管理システムでは、従業員を就業形態ごとに分類し、個々に合わせた変形労働を細かく設定することができる。打刻されると同時に、自動でその設定に合った計算が行われるのだ。

【警告機能の付与】

警告機能もある。例えば、社員の種別ごとに所定時間を定め、勤務時間が○時間を超えたら警告する、というように設定することができるのだ。これは、日から月単位まで自由に決定することができ、社員ごとに柔軟に対応することが可能となっている。

このことで会社は、社員の行き過ぎた残業を容易に把握することができる。そして、残業を減らすための施策を早目に考え実行させることで、結果的にあらゆるリスクを事前に防ぐこととなるだろう。

【事業所の勤怠を一括管理】

日本各地や海外に拠点がある企業は、最新の勤怠管理システムを利用することで、それらの支店すべての勤務状況を一括管理することができる。また海外であれば、国ごとに時差が生じるが、設定を行うことで容易に一元管理ができるようになる。


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