働き方

突発性急務型残業が起こる原因は、あなたに隙があるから

投稿日:2016年9月27日 / by 瓦版編集部

業務を頼まれやすいお人好しにありがちな残業スタイル

突発性急務型残業は、業務の隙を突かれ仕事を押し付けられてしまう残業である。定時ギリギリにメールや電話での問い合わせがあったり、作業依頼があったりすることで、スケジュールが狂うのがこの残業の辛いところである。突然の依頼であったとしても、作業期日がきちんと設けられているのであれば、残業をせずに対応することはできるが、作業期日が定められていない場合、または曖昧な期日であった場合、人はその日のうちにある程度終わらせなければいけない、という切迫感を持つのは至極当然である。

このタイプの残業は、仕事を依頼する側が引き起こしているケースが多い。しかし、仕事を受け取ってしまう側にも問題があることを把握しておこう。

普段の業務スタイルにおいて、頼まれたことをホイホイ請け負うお人好しタイプの人間は、仕事を頼みやすい人として周囲から認知されている可能性が高い。そのため、いつなんどきであっても仕事をお願いされてしまう傾向にある。これは仕事を頼む方(押し付ける方)からすれば、とても都合の良い人として認識される。

問題は優柔不断と自己管理能力

いきなり書類がドーン
仕事を押し付けられやすい人は、自己管理能力が低い。自分の状況を把握できていないから、「この仕事できる?」と訊かれたときに「できます」と答えてしまうのだ。そのことによって自分の業務時間を圧迫してしまっては元も子もない。他にも、押しに弱く優柔不断な人は仕事を押し付けられやすい。優柔不断であるがゆえに「あの人は断らない」という定説が生まれ、様々な人から仕事を頼まれてしまう。

仕事を頼む方は、頼まれた人の時間まで管理する必要はない。きっちりとしたマネジメントを行っている上司の場合は、頼む方の時間までも管理するのは当然だが、世の中はそういう人ばかりではないので、仕事を請け負う側が時間の管理をしなければ、業務過多を防ぐことはできない。

スケジュール管理がモノをいう

仕事を押し付けられても断れる人は、断るだけの材料をしっかりと持っている人間である。自分が今抱えている業務というものを把握して、何がどうなっているから、その仕事を時間内に終わらせることができないのかはっきり説明することができれば、仕事を簡単に頼まれることもなくなるし、自己管理の正確さと堅実さをアピールできれば「頼りにならない人」というレッテルを貼られる心配もなくなる。

仕事を頼まれた際には、「いつまでにやって欲しいのか」を訊き、また「いつまでなら自分はできるのか」をしっかりと伝えることを心がけることが大事である。仕事を行っていれば、時に緊急の案件が入ってくることもあるだろう。そんな時には、自分の時間を惜しまず対応するという姿勢を見せてもよいが、それが常習化するようであれば、それは仕事を持ってくる方の責任であることを、きっちりと認識しておくことが重要である。

以下の記事では、残業削減プロジェクトを決行した結果155%の経常利益アップを実現した企業を紹介している。最大の成功要因は、社長の明確な意思表示だったとのこと。残業対策を講じている企業の方はぜひご覧いただきたい。

残業削減に本気で取り組んだら…

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