チャットツールでコミュニケーションの効率化を図る

チャットツールは業務改善を助けるテクノロジー

業務改善の必要を感じない企業はないだろう。企業は業務改善のための努力を続け、それを助けるためのテクノロジーも日々進化している。ここでは、導入企業が急増している「チャットツール」を紹介する。

チャットツールとは

そもそもチャットとは「chat(雑談)」のことで、PCを介してリアルタイムでコミュニケーションをとることができるサービスとして人気を博してきた。電子メールとの違いとして、ひとつは内容量があげられる。ある程度の文章量で1通のメールが成り立つ電子メールに対し、チャットは会話としてのテキストコミュニケーションがとられている。1文をリアルタイムに送受信することで、電子メールとは違ったリアルな会話が生まれるのだ。

コミュニケーションをとる相手は、友人から面識のない人まで様々であり、それによって目的も変化していく。例えば面識のない人同士であれば、チャットが出会いのきっかけや親密度を深めるための場となる。コミュニケーションはPC上で行われるため、住んでいる国や地域が違っても問題はない。普段のコミュニティから一歩足を踏み出して、新たなつながりを作ることができるのだ。

このチャットツールだが、サービス誕生当初はテキストでのコミュニケーションに限定されていた。しかしテクノロジーが発達するにつれ、音声や動画を用いたチャットが誕生しそのコミュニケーション手段は多様化している。

社内で活用されるチャットツール

チャットツールの利便性はビジネスの場面でも認知され、次第に導入する企業が増えてきている。ビジネスにおける連絡内容は、必ずしも電子メールに記載する程の質量にならないことも多い。加えて即時の確認や返信を求めることも出てくる。これがまさしくビジネス上でのチャットツール需要のタネとなった。

しかしいまやチャットツールは、チャット機能をウリにするにはとどまらない。ビジネスに合わせてその機能を進化させており、ビジネスツールとして欠かすことができないほどに進化している。チャットツールの機能の中から、いくつかビジネスに役立つ機能例を紹介しよう。(基本的な機能を紹介するが、サービスによってはこれらの機能がない可能性があるので注意してほしい)

ファイル共有機能

共有したいファイルをドラッグ・アンド・ドロップで簡単に共有することができる。テキストファイルのみでなく、容量の大きな動画ファイルを共有できるサービスもある。

グループ機能

参加者を指名することができるのがグループ機能だ。ここでは1対1のコミュニケーションではなく、複数人でのコミュニケーションが成り立つ。

スマートフォンで使用可能

スマートフォンアプリのリリース、あるいはスマートフォン対応をしており、外出先でも気軽にメッセージの送受信をすることができる。スマートフォンアプリの場合は、通知を受け取ることが可能となっている。

これらの機能を軸として、チャットツールは基本的には簡単な操作で扱うことができる。

どのチャットツールを利用すべきか

法人で利用可能なチャットツールが増えているため、企業で導入する場合にどれを選ぶべきか迷うこともあるだろう。サービスを選ぶ場合、「どうしてチャットツールを利用したいのか」ということを明確にすることで、ある程度サービスを絞ることができる。企業のコミュニケーションにおいて、全社のコミュニケーションが活性化しない、チームにおけるコミュニケーションが非効率、などの課題があるならばそれを最も解決してくれるサービスを選ぶべきだ。

あるいはサービスごとの独自機能を比較するのも良い。上記で紹介した基本的な機能の他にも、チャットにスタンプや絵文字を使用できたり、タスク管理ができたり、情報共有や日報共有に特化していたりと、サービスごとの独自機能が充実している。これらを取り入れることで、思わぬ業務効率化が図れることもあるだろう。

チャットツールを社内に浸透させるには

企業が新たなツールを導入すると、必ずと言っていいほど社員に戸惑いが生じてしまう。企業はこれを上手く解消し、同時にツールを日常的に使われるものとして浸透させていく必要がある。それにはいくつかの方法がある。

部署やチームごとに担当者を任命する

「新しいツールのことならこの人に聞け!」というような責任者を任命すると良い。責任者を集めて使い方の説明会を開催し、責任者を通じて全社へ広めていくのだ。責任者が積極的にツールを使用することで自然と周囲を巻き込むことができる。また社員からすると、近くにツールに詳しい人がいることで疑問や提案を投げやすくなるだろう。

強制的に切り替える

ある程度の強引さも必要だ。既存のツールがあるなら、きっぱりと完全移行をすべきだ。そうでないなら、ツールを使わなければいけない状況を作るのが良い。重要な業務連絡を流すことで、社員にはツールをチェックしなければいけないという意識が生まれるだろう。そうして使っていくうちに、社員はいつの間にかツールに慣れていくのだ。

ここまでチャットツールを紹介してきたが、もしも社内コミュニケーションに課題があると感じるのであれば、導入を検討してみてはいかがだろうか。

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