ムダをなくしてすっきり業務をこなすために心がけたいこと
業務効率化はあらゆる部分で実現できる！
本当に効率よく仕事をこなせている人は、どれくらいいるのだろうか。仕事における業務効率化は、会社にとっても、そこで働く人にとっても永続的な課題となっている。
業務効率化のメリットとは
業務効率化の必要性は高く、そこには多くのメリットを見込むことができる。その中から、3つのメリットを紹介する。
ムダな作業がなくなる
私たちが仕事のために割くことができる時間には、もちろん限りがある。どれだけ残業しようと、どれだけ早朝に出社しようと、それは同じこと。仕事を多く抱えているほど、貴重な時間を余計な作業につぎ込みたくはないだろう。もしも、一定の時間の中で、こなさなければいけない仕事が終わらない場合、一度立ち止まって自分の作業を振り返ってみてはどうだろう。エクセルの入力方法ひとつで、作業時間は劇的に変化することがある。これに成功すれば、空いた時間で新たな仕事を覚えたり、きっちり定時で退社することもできる。ムダな作業を続けることほど、不毛なことはないのだ。
コストをカット
業務効率化を行うことで、その作業に必要となる人件費を削ることができる。削った人材を人手の足りない部分に回すことで、会社全体の効率がアップするだろう。「本当に人件費を投入してまで必要な作業なのか」というのは、上司はとくに部下に仕事を与えるときには考えなければいけない問題だ。上司が部下に適当に指示を出すたびに、会社の財布からムダに人件費が削られている。これを意識できる上司こそ、経営意識をもった人材と言える。
業務の見える化
誰でも、余計な業務をカットすることで、本当に必要な仕事が見えてくる。チームの中で同じ仕事をしている人がいたり、ひとりでこなせるタスクを共同で抱えていたり、チェック体制が複雑だったり、このような構造は組織においてはよくあることだったりする。しかし実は、それぞれがマストでやらなければいけない仕事は、そこから少し絞ることができるかもしれない。チームとして業務効率化を行うことで、個々の業務の見える化を実現することができるのだ。
ムダが発生してしまう理由
そもそも、どうして業務効率化が必要な状況が作られてしまうのだろうか。それは、仕事におけるあらゆる部分には、ムダが発生してしまうから。これを好んで仕事に取り入れている人はいないはずだが、では、なぜ仕事の中にムダが発生するのだろうか。
ムダを見つけようとしていない
あらゆる仕事の中にムダが隠れているという発想自体持ち合わせず、余分なモノやコトを削減しようとする意識がない。これが、最大級にムダを生み出すパターンだろう。
全体で課題を共有していない
小さなコミュニティのみで、ムダの削減を課題としていても意味がないだろう。その課題の存在すら知らない人がいれば、業務効率が改善するはずもない。会社として取り組みたいのであれば、それを全体で共有し、かつ浸透させる努力をしなければいけない。
必要以上に情報を共有している
ことあるごとに、細かいことまで情報を共有しようとするときにも、ムダは多くなる。例えば、すべての提案において社長を通す場合、そのための資料作りが発生し、何よりアクションまでの時間が長くなる。情報の共有は大切だが、どの程度情報を共有するかという基準を見極めることもまた必要だ。
顔さえ合わせれば安心する
メールのみのやり取りでは、心もとないという人がいる。実際に顔を突き合わせて話をしてこそ、コミュニケーションの活性化につながり仕事が円滑に進むという考え方だ。もちろんそれを否定することはできないが、逆に顔を合わせていればすべてが上手くいくというものでもない。メールや電話で十分なこと、合わなければいけないことを見極めなくてはいけない。
習慣を変えることを嫌がる
「これまで通り」が好きな人は多い。そこで思考停止をしており、現状維持と言うぬるま湯に浸っているのだ。このような人は、もちろん改善案の方が良いことは理解することができる。しかし、それを実行しようという意思は持ち合わせていない。なぜなら、これまでのやり方で大きな問題は起こっていないから。この根本的な思想を変えない限り業務効率化は見込めないだろう。
代表的なムダの例とは
仕事におけるムダとは、成果を生み出すために必要のないもののことを指す。自分の業務だけでなく、発生する費用や、チームでの会議など、ムダはあらゆるところに隠れているだろう。仕事で発生するムダは多々あるが、その中から代表的な例を3つ紹介する。
ムダな残業
やることもないのに残業するのは、あきらかにムダな時間を過ごしていることになる。これによって、会社には余分な人件費がかかってしまう。
残業には様々な形がある。例えば以下のような残業だ。
・過度労働型残業
・突発性急務型残業
・周囲確認型残業
・帰宅避難型残業
・成果物待機型残業
・残業代搾取型残業
・夜間覚醒型残業 など様々だ。
どうしようもないものから、明らかにムダな残業もあるが、いずれにしても誰もが残業をいかに減らすかについて工夫を凝らす必要はあるだろう。
ムダな会議
ムダだと思っていないのは、会議を仕切っている本人だけだろう。この会議に付き合わされているその他大勢は、タスクの合間をぬって出席するには値しないと感じている。
ムダな会議とは、
・ゴールを設定していない
・毎度同じことを話し合う
・事前準備がされていない
・何も決定しない
・時間が長すぎる
・不要な参加者がいる
・意見交換が活性化しない など様々だ。
改めて、自分が出席している会議について考えてみると良い。本当に全員で話し合う必要がある事柄は、意外と多くはないはずだ。
ムダな資料
ムダな資料は、例えば紙資料の場合、用紙、インクなどの余分なコストを生み出す。そして何より、資料を作る時間がムダになる。一度よく考えてみて欲しい。その資料は本当に、誰かが時間を掛けて作成しなければいけないものなのだろうか。例えば会議資料であれば、参加者が必要な部分のみ自主的にメモをすれば済むものではないのだろうか。配布されて資料を手にしたのは良いものの、ほとんど目を通さずに即シュレッダーという場合には、それは必要のない資料なのだろう。
ムダを意識することから始めよう
業務効率化に取り組むには、ムダを見つけようとすることから始めなければいけない。逆に言えば、意識をすることこそが、業務効率化を成功させるための第一歩と言える。
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