遠隔地とのコミュニケーションを効率化するには？

Web会議・テレビ会議は業務改善を助けるテクノロジー

遠隔地に拠点を持つ企業が、各地に散らばっている社員とコミュニケーションをとるには、どのようにすればいいだろう。

メールや電話だろうか。もちろん日常的な連絡はこれらでまかなえるだろう。しかし重要なミーティングをするのに効率的ではない。では、出張なら顔を合わせて会議をすることができるだろうか。しかし、移動するための労力や交通費はバカにならないに違いない。

このような、複数拠点を持つ企業のコミュニケーションにおける課題は、どのようにして解決できるのか。ポイントは2点だ。ひとつは、複数人で顔を合わせる必要のある会議に対応できること。もうひとつは、時間やお金を無駄にしないこと。

Web会議・テレビ会議の活用について

このような課題を解決するアイテムとしてシェアを伸ばしているのは、Web会議・テレビ会議システムだ。映像と音声を使ってコミュニケーションをとることができ、国内や海外に複数拠点を持っている企業内での会議に活用されている。

他にも以下のような利用法が考えられる。

■取引先との会議
■出張先にいる社員とのミーティング
■セミナーの開催

Web会議・テレビ会議を利用する大きなメリットとしては、遠隔地でも相手の顔をみてコミュニケーションが取れること。重要な決定が行われる会議の場合、例えばチャットやメールではスムーズに意思疎通ができないこともあり心もとない。

他にも、金銭的なメリットも大きい。例えば月に1度、各支社から担当者が東京本社に集まって会議をする場合、その交通費(あるいは宿泊費なども必要かもしれない)はどれくらいになるだろう。この費用とWeb会議・テレビ会議を導入するコストを比較してみると良い。Web会議の場合、標準プランであれば月1万円程度で導入できるものもある。

Web会議とテレビ会議の違い

Web会議とテレビ会議では、その機能や目的にどのような違いがあるのだろうか。特徴、メリット、デメリットの項目を取り上げ、比較してみた。

WEB会議

■特徴
PC、カメラ、ヘッドセットなどの機器が必要。インターネットに接続して利用する。

■メリット
導入コストが低い
インターネットに接続すればどこからでも会議に参加できる
資料共有やチャットなど付属機能が充実

■デメリット
ソフトのインストールが必要とされる場合がある
回線状況によって音質・画質が変わる

テレビ会議

■特徴
モニターに専用端末を接続して使用する

■メリット
高音質
高画質

■デメリット
導入コストが高い
専用端末を接続したモニターでしか利用することができない

このようにWeb会議とテレビ会議を比較してみると、日常的なコミュニケーション手段として気軽に導入できるのは、Web会議だろう。低コストであることも理由だが、なによりもWeb会議に参加するための場所を選ばないところがポイントだ。

逆にテレビ会議は、音声や動画が途切れてはいけないような、重要な場面で利用すると良い。専用端末が接続されたモニターの前に集合する必要はあるが、その手間に見合う高品質な使い心地を手に入れることができるのだ。

どちらにもメリット・デメリットは存在し、どちらが優っているというわけでない。利用目的によって、Web会議とテレビ会議どちらを利用するのが適切であるかは変わってくる。導入理由をしっかりと見定めてから導入サービスを決定することをおすすめする。

Web会議システムの充実した機能とは

Web会議システムのメリットとして充実した機能を挙げたが、具体的にはどのような機能があるのだろうか(基本的な機能を紹介するが、サービスによってはこれらの機能がない可能性があるので注意してほしい)。

■資料共有機能
共有したい資料を参加者に向けて送信することができる。これまでプリントアウトして配布していた資料も、データを用意するだけでいい。

■スマートフォン・タブレット端末からの接続
PCのみでなく、手持ちのスマートフォンやタブレットからWeb会議に参加することができる。わざわざ会議のためにPCを持ち歩く必要がなくなり、外出先から会議に参加しやすくなる。

■ホワイトボード機能
テキストボックスでの文字の打ち込みや図形の描画などが可能。他にも資料の貼り付けや、もちろんフリーハンドで書き込むこともでき、会議中の意志共有に便利な機能となっている。

■録音・録画機能
単にICレコーダーのような役割をするだけでなく、そこで共有された資料やホワイトボードなどと一緒に会議の様子を振り返ることができる。

■デスクトップ共有機能
自分のデスクトップを参加者に見せることができる。例えば自社サービスを使っているユーザーを、遠隔地からサポートをするときに便利な機能だ。

Web会議システムは、対面でのコミュニケーションとWebでのコミュニケーションの利点を併せ持っていることが分かるだろう。より会議を促進させるような機能が充実しており、かつ直感的な操作で簡単に利用することができるのだ。もしも自社のコミュニケーションにおける、効率化、コスト削減などに課題があるのなら、一度検討してみると良いだろう。

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