仕事で成功する人は知っている“ビジネスマナー”
「ビジネスマナー」と呼ばれるものは星の数ほど存在する。
あなたがそんなことは当たり前と思っていたとしても周りの人が、知らないこともたくさんあるし、周りの人が常識ととらえていることでも、自分が気付かないことも多いはず。
上司への相槌でも、つい使ってしまいがちな「なるほど」という言葉は話し言葉としてはOKだが、ビジネスの場ではNGワード。どうしてNGなのか気になる方は、下記記事を参照していただきたい。
マナーとは、相手に対する気配りのことである。どれだけ人に気を配れるか、そしてそれがきちんと相手に伝わるかが重要なのだ。そして、その気配りは最終的に自分にかえってくるだろう。
ビジネスマナーその1：相手のためのモノを持ち歩く
普段からボールペンを2本持つ
打ち合わせ中、得意先がメモをとろうとしてペンを忘れてきたことに気づいたら、すばやく安物のボールペンを2本取り出し、「2本ありますから1本どうぞ」と言って差し上げてしまおう。
相手がペンを忘れた、という状況は意外に多いもの。誰でも気軽に実践できるため、明日からさっそくペンは2本持ち歩いて欲しい。このような小技こそいくつか装備しておくと、いつか身を助ける武器になるだろう。
相手が吸うタバコを隠し持つ
いざという時、「今吸いたい」という気分でイライラしている得意先に対して、サッとタバコを差し出せば好感度はグッと上がるだろう。
このとき重要なのは、そのタバコを「どや顔」で出さない、ということ。遠慮がちに出してこその貸しである。
当然、事前にさりげなく相手が吸っているタバコの銘柄を把握しておく必要がある。会社の引き出しに、得意先ごとにタバコの銘柄を複数用意しておくのはいかがだろうか？
ビジネスマナーその2：身だしなみに気を配る
爪を磨く
営業にとって、プレゼン資料を指さす機会は多いはず。そんなとき、爪が長い人やネイルが剥げている人は、相手に「身なりのなってない人」という印象を持たれてしまう。誰でも気を配ってさえいれば、外見を整えることはできるのだから、明日からと言わず今すぐに実行した方が良い。もちろん男性も同様である。
ついでに言うと、得意先は服や靴の高級さだけではなく、手入れの状態でキミの自己管理能力を判断する。安物でいいから、ズボンのプレスと靴磨きは忘れずに。
個性的すぎる服を着ない
服は自分のために着るのではなく、得意先のために着るものと、思い知られよ。
個人の趣味など、ビジネスに持ち込んではいけない。休日があるのだから、個性はそちらで存分に発揮すればいいのだ。とにかく、相手にどのような印象を与えたいか、ということのみを考えて服を着るべきである。
ビジネスマナーその3：スピードを意識する
3日後の100%よりも翌日の60%
ビジネスマンは、上司に質の高い成果を提出したいものだ。しかし実は、上司は部下に対して100％の結果などはなから期待していない。60%で上がってきたものにアドバイスすることで、100%へと導いていくのが上司の役割というもの。
部下にしても、締め切りをフルに使って完成させたものが、そもそも方向性を間違えている、という最悪の事態を回避することができる。
速さは客観だ。一番最初に出された答えは、それが合っていようが間違っていようが、誰の目にも一番最初に出された答えである。それに学生の試験じゃないんだから、ビジネスでは、一度出した答えを、あとから手を回して修正することもできる。
つまり、翌日に100％を提出できるようなスーパービジネスマンでない限り、多少質が劣ってもスピードを意識した仕事をすべきなのだ。
どうでもいい仕事から片づける
小さい仕事―たとえば、ちょっとした調べ物、コピー、届け物、こうした誰でもできる簡単な仕事は、やろうと思えばすぐにできるし、早くやってみせれば、大きい仕事を成し遂げたのと同じだけの印象点が得られる。
つい後回しにしがちな小さな仕事は、忘れやすい。そして、そのようなことが続くと「どうでもいい仕事はやらない人」というレッテルを貼られ、ビジネスマンとしての信用を失ってしまいかねない。大きな成果を求めることも必要だが、同時にコツコツと堅実に仕事をこなし、基礎力を身に着けることも大切だ。
ビジネスマナーその4：相手方の会社を最大限尊重する
クリップを得意先の社名にかぶせない
社名は絶対に間違えてはいけない、というのはビジネスマンにとって当然のマナーだ。これに加え、社名・御中の文字にクリップを挟み、社名を隠してしまう行為も失礼に当たる。
相手の会社の商品を使う
キリンの人を接待するときは、キリンビールを出すレストランを予約する。キヤノンに提出する書類はキヤノンのコピー機でコピーする。トヨタの人をタクシーで送るときは、トヨタ車のタクシーを拾う―つまり得意先の商品を使う。
あからさまに、得意先企業への愛を押し出していくべきだ。このことで相手が気持ちよくなるのは、当然のこと。逆に、目の前でライバル社の商品・サービスを使おうものなら、「気の遣えないやつだ」と思われかねない。
ビジネスマナーその5：メールは他人行儀になりすぎないように
メールにばかり頼ってはいけない
お詫びやお礼など、感情を伴うコミュニケーションにはメールは向かないものと心得られよ。
いまや連絡手段といえば、メールの使用が普通である。メールは、記録として会話が残る、相手の不在に左右されない、じっくりと文章を練ることができるなど、ビジネスにおいて便利なツールである。
しかし、ビジネス定型文が常用されると、印象として無機質になりがちであるため、特にコミュニケーションにおいてはマイナスに働いてしまうこともある。メールはあくまでも簡易的な連絡手段であると心得ておいたほうが良い。丁寧にお詫びやお礼をしたい場合は、相手先に出向くか、せめて電話をすべきである。
メールに温かみを加える
メールには、なれ合いにならない範囲で人間の体温を残すことが重要である。
ビジネスメールにおいて、簡潔な文章を書くことは当然必要だ。長々と回りくどい文章を書くと、要点が相手に伝わりづらくなり会話が上手く成り立たないこともある。
ただあまりに簡潔だと、相手にそっけない印象を与えかねないだろう。そのため、例えば書き出しに「相手を気遣う言葉」を加えることで、より広がりのあるコミュニケーションが生まれる。自分が受け取ったメールを参考にし、いい文章を盗むと良い。
ビジネスマナーその6：接待はアピールのチャンス
接待には相手の家族のお土産を持参する
センスの良さを発揮する千載一遇のチャンスと言っていい。得意先ではなく、その家族を喜ばせるためのものを選ぼう。家族がお土産を受け取り「これ食べてみたかったんだ！」と喜ぶことで、それを持ち帰った相手は鼻高々となるだろう。
重さは、持って帰る得意先の負担を考え、なるべく軽いものを選ぶ。ベストは、流行りの菓子店の菓子。人気スイーツの研究は、おさおさ怠ってはいけない。
接待の店は、相手の行きつけをおさえる
得意先は「なんだ、俺の知っている店じゃないか」と思うかもしれないが、裏でこっそりその店の女将に「○○サンにはいつもお世話になっています」と名刺を出した上、「○○サンから素晴らしいお店と聞いていたので、一度伺ってみたかったんです」と言って、勘定は払っておけば、後で得意先が一人でその店に行ったとき感謝される。これが上の上の営業だ。
普段いかに得意先との雑談が大切か思い知らされる。相手のこころをぐっと掴むにはまず、相手の情報を手に入れることが必要だ。
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