仕事を時間通りに終わらせるための4つのツボ

なぜ納期までに仕事を終えられないのか…

仕事を頼まれれば、確実に納期を守る。ビジネスパーソンが信頼を積み上げる上で、最も基本的で、重要な要素です。ところが、この時間厳守をできない人が意外に少なくありません。頑張り屋さんにその傾向が強いのが少し残念です。その原因から、パンクチュアルな仕事人になるためのツボを探ってみます。

型をつくる

時間を守るためには、スピードが重要になります。ただし、早かろう悪かろうでは意味がありません。早く、質の高いものを出してこそ、信頼は積み上がります。そのためには、パターンを持っておくことがポイントとなります。アノ案件にはこのパターン、この案件にはコレ、その案件はアレ、といった具合に、案件に応じ、ひな形を持っておくのです。先輩から受け継ぐもよし、ネットや参考書から参考になる上質なパターンをピックアップし、PCに保存しておくのです。もちろん、自分なりのアレンジは必要です。しかし、型があることで、請け負った瞬間に見通しが立ち、費やす時間が計算できます。パンクチュアルな仕事人はたいてい、そうした型を持っているものです。

必ず前倒しする

納期まで1週間あるとします。パンクチュアルな仕事人は、ギリギリに提出することはまずありません。3日で出すのがほとんどです。なぜなら、ギリギリで進めて、締切日に体調不良になるかもしれません。残りの4日で修正があるかもしれません。もう少し質を高めたいと思うかもしれません…。そうやって、常に“予備日”を自ら作り出すことで、早く質の高いアウトップットを実現するのです。もちろん、3日目で出してそのままOKとなることも少なくありません。そうなれば、信頼はぐっと高まり、あなた自身の価値も高まります。頑張った末にギリギリまで時間がかかったとしても、それが先方や上司にとってベストとは限りません。つまり、徒労に終わる可能性もあるワケです。

基本70％の完成度で終える

これは前倒しにも関連することです。決して手抜きということではありません。7割の完成度というのは、骨組みはバッチリで、肉づけや装飾が不十分といったニュアンスです。とはいえ、骨組みがしっかりと出来あがっていれば、あとの作業はかなりラクです。ところが、頑張り屋さんは骨組みと肉づけを同時に行い、ああでもないこうでもないと、試行錯誤。余計な時間を費やしてしまいます。悪いことではないですが、効率は非常に悪いといえます。だから、作業に着手したらまず、7割の完成度をめざし、一気に突き進みましょう。その段階で上司などにチェックしてもらうと、なおいいかもしれません。それによって、印象もよくなるでしょうし、提出後、一からやり直し、という最悪の時間ロスを防止することもできます。

交渉する

上記は時間内に終わることを前提にしている。そう感じている人もいるかもしれません。確かにそうかもしれません。なかには、到底期日内で終えることが無理な量を要求される場合もあるでしょう。連日徹夜でもすれば可能だとしても、それでは割に合いません。そういう時は素直に交渉しましょう。「これをやるには少なくとも要求の倍の時間が必要です。倍のコストなら請け負います」。あるいは「これを実現するために期日を延ばしてください」と素直にお願いするのもありでしょう。なぜ交渉が重要か。それは、業務量と仕事のスピードの見極めも、パンクチュアルな仕事人にとって重要なチカラだからです。無理をして受けることが信頼につながると思ったら大間違い。それは、健全な依頼と請負の関係を破壊する愚行でしかないことを肝に銘じましょう。

◇まとめ

時間内に仕事を終えるツボというと、いかに仕事を早く進めるかという技術論に期待した人もいたかもしれません。しかし、仕事のスピードを上げるのには限界があります。それよりもどういうスタンスで仕事に取り組むかが、仕事を納期内に終える上で重要です。その上でスピードが速ければ、大きな武器になります。上記は仕事を受けることを前提にしていますが、請け負うからと言って受け身である必要はありません。むしろ、受けた瞬間に、いかに能動的に作業を進めるか。それが、時間内に仕事を終える上で最も重要なツボといえます。その意識さえあれば、たとえ交渉をお願いしても、不快に思われることはないハズです。