働き方

スキルアップなしで、週一時間以上の時短を実現する4つのワザ

投稿日:2016年9月27日 / by

きょうからできる超簡単時短術

長時間労働の是正が声高に叫ばれ、週休3日制の導入する企業も出始めている。世の動きは、大きく仕事に関わる時間を減らす方向へとシフトしつつある。「ウチの会社には関係のない話」、「やるとしても30年後」…。そんな声も聞こえてきそうだ。だが、それでは、企業はいずれ消滅してしまう。一社員とて、決して無関心であってはいけないのだ。

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ひとつ大きな理由を上げるなら、人材不足だ。すでに人口は減少フェーズにあるが、このままいくと、労働人口が不足する。女性やシニアの活躍で補う動きもあるが、十分とはいえない。なによりも企業が欲しいのは、革新をもたらすような有能な人材。不足分を補うレベルのものでなく、強大な戦力としての人材だ。そのためには、労働環境をできる限りよくしておく必要があるのだ。

仕事に関わる時間を減らすためには、まず業務効率化が最優先。それでもだめなら、業務量の削減だ。まずは、一日の業務時間を15分でもいいから短縮することから着手してみよう。やり方は簡単だ。優先順位を付ける。すぐやる。時間を区切る。メリハリをつける。この4つだ。これで確実に1日15分は業務時間を短縮できるだろう。

1:優先順位を付ける

その日やるべきことがある。それをいくつかに分解し、優先順位を付ける。基準は納期、クライアントの重要度、金額といったところだ。優先順位を付けたら、自分のバイオリズムに合わせ、スケジュールを組む。朝型なら午前中に重要業務に着手。夜型ならその逆といった具合だ。これを適正に組むだけで、作業効率は格段にアップするだろう。

2:すぐやる

意外に軽視されがちだが、これがなかなか効果的だ。例えば優先順位を付けたら、それに従って動くが、やる前にあれこれ考えない。とにかく着手する。メールをみたら返信までしてしまう。事前に調査が必要だとしても、ザックリのままでいいから進めてしまう。精査は後でやればいい。やってから考えるのはかえって無駄の様に思えるが、実際には大抵のことはやれば動いていく。逆に取り組む前の準備は、必要以上に足踏みを増やすだけで、たいていは時間のムダだ。

3:時間を区切る。

まずは8時間という枠内で終わらせることが大前提。それをさらに分解し、時間割を組む。優先度の高さと時間の長さは比例しない。時間を区切ったら、時間内に終える。タイムアップになってもそこで終わる。よくないことだが、そうならないよう時間を区切る術を身に着けよう。時間に追われ、焦って力を発揮できな蹴れば本末転倒。その意味でもある程度余裕を持った時間配分にするのがベターといえる。

4:メリハリをつける。

人間が1日に集中できる時間は3時間ともいわれる。とにかく短い。それだけに、そのゴールデンタイムは有効活用したい。最優先事項にできるだけ回せるようにするのがベストなのは言うまでもない。そのために、弛緩する時間をあえて設けるのも賢明だ。単純作業の時間をその時間とするのもムダを減らす意味ではいいだろう。要は、8時間という時間をいかに最適化するかが重要なのだ。

<まとめ>

いかがだろう。今回はスキルアップなしで、時間を短縮する方法を公開した。ひと言でいえば、仕事を進める上でのムラの排除だ。これを実行するだけで、1日15分は確実に時間短縮できるはずだ。1日15分といっても、一週間では75分(週休2日の場合)。これを全社員がやったとしたら、×社員数だ。企業全体の時短効果は計り知れない。千里の道は一歩からというが、こうした小さな工夫が、実は長時間労働という得体のしれない魔物に対するには有効なのだ。

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